Een AI-ondersteund factuurplatform voor een ethanolfabrikant
Leveranciersfacturen worden gecontroleerde records: AI leest ze, een medewerker bevestigt ze.
In één oogopslag
Mindrops bouwde een mobile-first, AI-ondersteund factuurplatform met web-adminportaal voor een in India gevestigde ethanolfabrikant met een omzet van meer dan ₹100 crore. OCR en AI extraheren zes velden uit elke leveranciersfactuur (PDF, JPG of PNG) en een medewerker bevestigt elk record voordat het wordt opgeslagen, met drie toegangsrollen, OTP/JWT-authenticatie en een doorzoekbaar archief.
De uitdaging
De fabrikant ontvangt dagelijks grote aantallen leveranciersfacturen – transport, grondstoffen, magazijnartikelen en reserveonderdelen, brandstof, chemicaliën en diensten – als PDF’s, scans en telefoonfoto’s via e-mail en leverancierskanalen. Het factuurvolume was groter geworden dan het financiële team handmatig kon verwerken.
Elke factuur moest worden geopend, gelezen en in interne systemen ingevoerd. De classificatie hing af van ieders eigen inschatting, waardoor verschillende medewerkers dezelfde kosten anders codeerden. Handmatige invoer was traag en foutgevoelig – verkeerde nummers, datums of bedragen en ontbrekende leveranciersgegevens kwamen pas laat in de rapportage aan het licht. Er was geen centraal overzicht van de verwerkings-, beoordelings- en betaalstatus van facturen, geen doorzoekbare historie en weinig controle over wie wat mocht. Het doel was elke ongestructureerde factuur om te zetten in een gecontroleerd, doorzoekbaar record, met behoud van menselijk toezicht.
De oplossing
Mindrops bouwde een AI-ondersteund factuurplatform met menselijke controle als kern. Vastleggen en valideren gebeurt in een mobiele app, toezicht en beheer in een webportaal. AI leest, een medewerker bevestigt.
Het platform zet een ongestructureerd factuurdocument om in een gestructureerd bedrijfsrecord. Niets wordt als data opgeslagen totdat een medewerker de geëxtraheerde velden beoordeelt en de factuur vastlegt. Rolgebaseerde toegang en een doorzoekbaar archief maken het platform compleet.
OCR + AI-extractie
Geüploade facturen worden automatisch gelezen – leverancier, factuurnummer, datum, bedrag, bedrijf en een voorgestelde categorie – waardoor het meeste handmatige typewerk verdwijnt.
Eerst bevestigen, dan opslaan
Geëxtraheerde waarden worden ter beoordeling getoond; niets wordt een record totdat een medewerker de velden controleert en de factuur vastlegt.
Opnieuw uitlezen
Mislukt het uitlezen of lijkt het resultaat niet te kloppen, dan kan de extractie op hetzelfde bestand opnieuw worden uitgevoerd, of kunnen velden handmatig worden aangepast – zo blijft het werkbaar bij slechte scans, zonder opnieuw te uploaden.
Standaardcategorieën
Facturen worden gecodeerd volgens een vaste categorielijst die beheerders onderhouden, zodat het hele team kosten op dezelfde manier classificeert.
Rolgebaseerde toegang
De rollen Administrator, Staff en Operations, met rechten per module en per bedrijf, ingesteld door beheerders – volgens least privilege en auditbaar.
Doorzoekbaar archief
Elke factuur is doorzoekbaar op nummer, bedrijf, leverancier of categorie. Bijlagen worden apart opgeslagen, zodat u ze snel terugvindt en er minder duplicaten ontstaan.
Resultaten
Dezelfde facturen komen nu binnen als bestanden en worden gecontroleerde records – gelezen door AI, bevestigd door een medewerker en in enkele seconden terug te vinden.
Data-invoer
Voorheen: zes velden per factuur handmatig getypt.
Nu: velden automatisch geëxtraheerd; medewerkers beoordelen en bevestigen.
Nauwkeurigheid
Voorheen: fouten kwamen laat aan het licht, in de rapportage.
Nu: leesfouten worden vóór het opslaan opgevangen door te vergelijken met de bron.
Classificatie
Voorheen: dezelfde kosten verschillend gecodeerd.
Nu: één gecontroleerde categorielijst, consistent toegepast.
Status & audit
Voorheen: moeilijk te zien wat verwerkt of betaald was; nauwelijks een audittrail.
Nu: verwerkings- en betaalstatus op elk record, doorzoekbaar, met wijzigingshistorie.
Minder handmatig typewerk, minder invoerfouten, consistente classificatie, heldere status in één oogopslag, sneller terugvinden, gecontroleerde toegang en scheiding per bedrijf – met een gestructureerd, doorzoekbaar record vanaf de allereerste geüploade factuur.
Klantgegevens zijn op verzoek van de klant geanonimiseerd. De voor/na-vergelijkingen beschrijven de geleverde procesverandering en zijn niet onafhankelijk geauditeerd.
Gebruikte technologieën
Een AI-ondersteunde pipeline met een verplicht menselijk controlepunt, rolgebaseerde governance en een doorzoekbaar recordarchief – mobile-first voor de mensen die het werk doen.
Extraheren & bevestigen
OCR en AI extraheren zes velden per factuur, per bestand opnieuw uit te voeren; geen enkele factuur wordt opgeslagen zonder verplichte menselijke bevestiging met veldregels (categorie, bedrijf, geldige datum, numeriek bedrag).
Toegang & scheiding
Rolgebaseerde toegang – Administrator, Staff, Operations – met rechten per module en per bedrijf, zodat data netjes per intern bedrijf gescheiden blijft.
Data, audit & documenten
Gestructureerde, doorzoekbare factuurrecords met wijzigingshistorie en verwerkings-/betaalstatus; ondersteunende documenten apart en veilig opgeslagen.
Veelgestelde vragen
Wat bouwde Mindrops voor de ethanolfabrikant?
Welke factuurvelden extraheert de AI?
Welke technologieën en controles gebruikt het platform?
Welk probleem lost het platform op?
Kan Mindrops een documentintensief proces voor ons automatiseren?
Contact
Vertel ons over uw documentintensieve proces. Mindrops bouwt AI-ondersteunde vastleggings- en validatiesystemen die ongestructureerde documenten omzetten in gecontroleerde, doorzoekbare records.