Een ERP-geïntegreerd partnerportaal voor Barbeque Nation
Het portaal digitaliseerde de leveranciers-, contract- en financiële processen van een keten met 230 restaurants in 86 steden. Leveranciers en interne teams werken via één beheerde toegangspoort, met het ERP als leidend systeem.
In één oogopslag
Barbeque Nation is een van India’s toonaangevende restaurantmerken, met 230 restaurants in 86 steden. Mindrops ontwierp en realiseerde het partnerportaal: een platform op Node.js, Express en PostgreSQL, geïntegreerd met het bestaande ERP. Het bundelt leveranciersonboarding met GST-, PAN-, FSSAI- en MSME-controles, goedkeuringen door meerdere stakeholders, contractbeheer over de hele levenscyclus, een live leveranciersgrootboek en masterdata-governance, met het ERP als leidend systeem.
De uitdaging
Barbeque Nation heeft 230 restaurants in 86 steden, uiteenlopende inkoopcategorieën en een groot leveranciersnetwerk in meerdere regio’s. Zoals bij veel snelgroeiende F&B- en retailorganisaties was het leveranciersecosysteem ontgroeid aan spreadsheets, e-mailketens en losstaande systemen.
Leveranciersonboarding was versnipperd, met lange doorlooptijden en compliancehiaten in GST-, FSSAI- en MSME-gegevens. Goedkeuringen waren ondoorzichtig, omdat de teams voor inkoop, boekhouding en masterdata in silo’s werkten. Contracten werden handmatig beheerd, met inconsistente voorwaarden en zonder gestructureerde koppeling met de masterdata voor artikelen en prijzen. Leveranciers hadden weinig financieel inzicht en belden de financiële afdeling voortdurend voor hun saldo. Het ERP bevatte de juiste gegevens, maar teams en partners konden er niet in realtime mee aan de slag. Het doel was één digitale toegangspoort waar leveranciers en interne teams samenwerken, met ingebouwde governance en het ERP als leidend systeem.
De oplossing
Mindrops ontwierp en realiseerde het partnerportaal van Barbeque Nation: een platform dat leveranciersonboarding, goedkeuringen door meerdere stakeholders, contractbeheer, live inzicht in het grootboek en masterdata-governance samenbrengt in één systeem.
Het platform bedient twee doelgroepen via één systeem: interne teams – inkoop, boekhouding, masterdata en finance – en externe leverancierspartners die zelf onboarden, contracten afhandelen en hun financiële gegevens inzien. Alles loopt via configureerbare workflows en rolgebaseerde toegang, geïntegreerd met het bestaande ERP zodat operationele data accuraat blijft.
Onboarding van leveranciers & partners
Begeleide zelfservice-registratie met bedrijfsgegevens, leveringscategorieën, locaties, bankgegevens en compliancedocumenten in één flow, inclusief KYC.
Compliancevalidatie
GST-, PAN-, FSSAI- en MSME-controles bij indiening, met goedkeuringen door meerdere stakeholders die automatisch worden doorgestuurd op basis van leverancierstype, regio en categorie. Zo blijven herstelwerk en auditrisico beperkt.
Contractlevenscyclus
Een contractbouwer die rekening houdt met de categorie, haalt leveranciers, artikelen, betaal- en levervoorwaarden uit beheerde masterdata. Partners beoordelen, onderhandelen en accepteren digitaal; contracten met een hoge waarde gaan ter goedkeuring naar het concernniveau, met PDF-generatie en ERP-synchronisatie.
Financiële transparantie & grootboek
Een live leveranciersgrootboek uit het ERP toont facturen, betalingen, credits en lopende saldi per vestiging, met drill-down, door beheerders instelbare toegang en Excel-export.
Masterdata-governance
Centraal beheerde leverancierstypen, betaalvoorwaarden, contractsjablonen en aan categorieën gekoppelde commerciële voorwaarden – éénmaal gedefinieerd, overal gebruikt; wijzigingen worden als diff beoordeeld voordat ze het ERP bereiken.
Platform & beveiliging
Fijnmazige rolgebaseerde toegang, een dubbele portaalomgeving, in-app- en e-mailnotificaties, een volledige audittrail, veilige authenticatie met OTP en clouddocumentopslag voor certificaten en contracten.
Resultaten
Het portaal is een beheerde toegangspoort tot het ERP, en hetzelfde platform levert interne efficiëntie en leverancierstevredenheid.
Leverancierspartners
Voorheen: onboarding per e-mail, geen zicht op saldi of contractstatus.
Nu: zelfserviceprofielen, digitale contracten en live grootboektoegang.
Sourcingteams
Voorheen: handmatig bijhouden via inboxen en spreadsheets.
Nu: werklijsten met concrete acties, routering per categorie en de volledige leveranciershistorie.
Financiën & boekhouding
Voorheen: steeds reageren op vragen van leveranciers, geen saldo-overzicht in zelfservice.
Nu: een live ERP-grootboek met drill-down en Excel-export waar ingeschakeld.
Masterdata / MDM
Voorheen: geen wijzigingsregistratie, risico op verouderde ERP-records.
Nu: goedgekeurde snapshots, wijzigingsverschillen vóór hersynchronisatie en gecontroleerde ERP-push.
Het platform zorgt voor snellere activering van leveranciers via begeleide zelfservice en parallelle goedkeuringen, lager compliancerisico door validatie vooraf en FSSAI-vervalmeldingen, hogere leverancierstevredenheid door financiële transparantie, en sterkere governance met auditbare, rolgescheiden workflows – terwijl de ERP-integriteit beschermd blijft.
Gebruikte technologieën
Een ontkoppelde, API-first architectuur: een eigen frontendportaal, een backend-servicelaag en een nette integratie met het bestaande ERP van de klant.
API-first & modulair
Modules voor leverancier, contract, grootboek en masterdata delen gemeenschappelijke auth-, notificatie- en auditinfrastructuur. Elke functie is via REST beschikbaar – klaar voor toekomstige mobiele of externe connectoren.
ERP als leidend systeem
Het portaal beheert de workflow en UX; het ERP blijft de bron van waarheid. Realtime leesacties houden grootboeken actueel en gevalideerde schrijfacties gebeuren alleen bij vastgelegde goedkeuringsmomenten.
Configureerbaar & rolgebaseerd
De goedkeuringsroutering en de door masterdata gestuurde UI passen zich aan aan leverancierstype, regio en categorie – ter ondersteuning van complexe regionale, corporate en financiële rolstructuren.
Dit integratiepatroon is herbruikbaar voor ERP-platformen zoals SAP, Oracle, Microsoft Dynamics en Tally – of elk enterprisesysteem op maat met een via API toegankelijke leveranciers- en financiële module.
Veelgestelde vragen
Wat bouwde Mindrops voor Barbeque Nation?
Welke technologieën gebruikt het portaal?
Hoe werkt het portaal samen met het ERP?
Welk probleem loste het portaal op?
Kan Mindrops een vergelijkbaar portaal op ons ERP bouwen?
Contact
Heeft u een retail-, F&B-, horeca- of productieonderneming met meerdere locaties en honderden leveranciers? Vertel ons dan wat u wilt samenbrengen – en wij laten zien hoe we het zouden aanpakken.