Documentverwerking met Caelum AI voor een Brits accountantskantoor
Mindrops bouwde Caelum AI voor een groot Brits accountantskantoor, dat er maandelijks tienduizenden documenten mee verwerkt. Het platform leest elke bon, factuur en elk afschrift, classificeert het document, past financiële regels toe en levert nette, boekhoudklare data op, met een menselijke controlestap om de controle te behouden.
In één oogopslag
Caelum AI is het eigen AI-documentverwerkingsplatform van Mindrops, gebouwd voor een groot Brits accountantskantoor. Het leest bonnen, facturen en bankafschriften met AI, OCR en human-in-the-loop-controle, past btw-, DRC- en CIS-regels toe en exporteert naar Excel, CSV of Tally. Het verwerkt maandelijks tienduizenden documenten met 99% extractienauwkeurigheid en vermindert de tijd voor handmatige invoer van afschriften met ongeveer 95%.
De uitdaging
Elke bon, factuur en elk afschrift moest met de hand gelezen en in boekhoudsoftware getypt worden – nauwkeurig en binnen vaste rapportagedeadlines. Standaardtools voor documentherkenning verwerkten eenvoudige documenten, maar misten de details die in de boekhouding tellen.
Generieke OCR liet transacties vallen of las ze verkeerd bij bankspecifieke lay-outs (NatWest, HSBC, Santander en vergelijkbare banken). PDF’s met meerdere bonnen en gedeeltelijke afschriften maakten de resultaten onbetrouwbaar zonder menselijke controle. Btw-tarieven en de bedragen voor Domestic Reverse Charge (DRC) en Construction Industry Scheme (CIS) moesten per document worden berekend. De output moest daarna nog worden omgezet naar Excel, CSV of Tally, en er was weinig zicht op volume of kosten per klant. Dat kostte voortdurend uren, nauwkeurigheid en capaciteit – verloren aan invoer die automatisch had moeten gaan.
De oplossing
Caelum AI is gebouwd als vijf documentverwerkingsmodules op een gedeelde AI-documentleeslaag, met daaronder een multi-tenant infrastructuur voor klanten, credits en audit. Elke module verwerkt een documenttype van begin tot eind en levert dezelfde output, die direct in de workflow past.
Nieuwe functionaliteit komt er als module bij, op de bestaande stack. Elke engine deelt één leeslaag – AI en OCR met een menselijke controlestap waar betrouwbaarheid ertoe doet – en één infrastructuur met strikt gescheiden tenants en facturering.
Documenten lezen met AI
Een AI- en OCR-laag leest, classificeert en normaliseert elk document, met een menselijke controlestap – betrouwbare extractie, met behoud van de controleerbaarheid die een boekhouding vraagt.
Extractie met financiële logica
Leverancier, datums, bruto/netto/btw en factuurregels worden eruit gehaald, gegroepeerd per btw-tarief en inclusief DRC en CIS – boekhoudklare details die generieke OCR niet kon leveren.
Bankclassificatie per pagina
Elke pagina wordt gekoppeld aan een specifieke combinatie van bank en lay-out en daarna gelezen met de best passende aanpak – voor het VK, de VS en India.
PDF’s met meerdere bonnen splitsen
Eén PDF met veel bonnen wordt vóór extractie per bon gesplitst en gegroepeerd, met een tenant-geïsoleerde cache – voor de gebundelde scans bij de maandafsluiting.
Gestructureerde output en exports
Resultaten worden geleverd als gestructureerde data plus Excel, CSV of Tally, met een apart foutbestand voor rijen die controle nodig hebben – zo komt de data zonder omzetten in het boekhoudpakket.
Zicht op gebruik & kosten
Beheerders zien volume, aantallen pagina’s, verwerkingstijd en kosten per klant, met Excel-export en drill-down – zo wordt een factureerbare operatie met hoog volume meetbaar.
Resultaten
De tijd voor handmatige invoer van afschriften daalde met ongeveer 95%, de extractienauwkeurigheid bereikte 99% en er worden maandelijks tienduizenden documenten verwerkt. Medewerkers controleren en bevestigen nu afschriften die Caelum AI al heeft gelezen.
Afschriftinvoer
Voorheen: elk afschrift met de hand gelezen en getypt, regel voor regel.
Nu: automatisch gelezen; medewerkers bevestigen elk afschrift – ongeveer 95% minder tijd.
Nauwkeurigheid
Voorheen: handmatig typen en generieke OCR zorgden voor fouten en herstelwerk.
Nu: 99% extractienauwkeurigheid, met een menselijke controlestap.
Bankdekking
Voorheen: bij bankspecifieke lay-outs vielen transacties weg of werden ze verkeerd gelezen.
Nu: classificatie per pagina leest elke lay-out in het VK, de VS en India.
Output & zicht
Voorheen: data handmatig omgezet; volume en kosten per klant moeilijk te zien.
Nu: Excel, CSV of Tally direct geleverd, met gebruik en kosten per klant in één overzicht.
De kerncijfers weerspiegelen doelen en uitkomsten voor de beschreven implementatie – ~95% tijdsreductie en tienduizenden documenten per maand zoals aangeleverd voor deze opdracht, en 99% extractienauwkeurigheid zoals vermeld voor het platform. Het gaat niet om onafhankelijk geauditeerde cijfers.
Gebruikte technologieën
Een gedeelde AI-leeslaag, een bank-engine per pagina, regiospecifieke pipelines en financiële regels die tijdens het lezen worden toegepast – op multi-tenant infrastructuur met facturering via credits per pagina.
Leeslaag & bank-engine
AI/ML-extractie en OCR met human-in-the-loop-controle; classificatie per pagina met de best passende reader per lay-out en een uitzonderingspad voor banken.
Regio’s & financiële regels
Aparte pipelines voor het VK, de VS en India voor lay-out, datum en valuta; btw-tarieven, DRC en CIS automatisch toegepast tijdens het lezen.
Tenancy, toegang & facturering
Credentials, creditpool, opslag en audit per tenant; dashboardgebruikers en een server-naar-server-API; credits per pagina, waarbij onbruikbare en mislukte pagina’s niet in rekening worden gebracht.
Caelum AI is een product van Mindrops – op de productpagina van Caelum AI leest u hoe dezelfde functionaliteit beschikbaar is via dashboard, API en partner-embed.
Veelgestelde vragen
Wat is Caelum AI?
Welke documenten en bankformaten kan het lezen?
Hoe nauwkeurig is het en hoe wordt de kwaliteit bewaakt?
Welke resultaten zag het accountantskantoor?
Kan Mindrops onze documentverwerking automatiseren?
Contact
Vertel ons over uw documentproces met grote volumes. Mindrops bouwt AI-systemen voor documentverwerking die bonnen, facturen en afschriften omzetten in nette, boekhoudklare data, met een menselijke controlestap.