Dokumentenverarbeitung mit Caelum AI für eine britische Buchhaltungskanzlei
Mindrops hat Caelum AI für eine große britische Buchhaltungskanzlei entwickelt, die damit monatlich Zehntausende Dokumente verarbeitet. Die Plattform liest jeden Beleg, jede Rechnung und jeden Auszug, klassifiziert das Dokument, wendet finanzspezifische Regeln an und liefert saubere, buchungsfertige Daten – mit einem manuellen Prüfschritt zur Kontrolle.
Auf einen Blick
Caelum AI ist die eigene KI-Plattform von Mindrops zur Dokumentenverarbeitung, entwickelt für eine große britische Buchhaltungskanzlei. Sie liest Belege, Rechnungen und Kontoauszüge mit KI, OCR und Human-in-the-Loop-Prüfung, wendet Mehrwertsteuer-, DRC- und CIS-Regeln an und exportiert nach Excel, CSV oder Tally. Monatlich verarbeitet sie Zehntausende Dokumente mit 99% Extraktionsgenauigkeit und senkt den Aufwand für die manuelle Auszugserfassung um rund 95%.
Die Herausforderung
Jeder Beleg, jede Rechnung und jeder Auszug musste von Hand gelesen und in die Buchhaltungssoftware eingegeben werden – fehlerfrei und unter festen Reporting-Fristen. Standard-Erfassungstools kamen mit einfachen Dokumenten zurecht, übersahen aber die Details, auf die es in der Buchhaltung ankommt.
Standard-OCR ließ bei bankspezifischen Layouts (NatWest, HSBC, Santander und ähnliche) Transaktionen aus oder las sie falsch. PDFs mit mehreren Belegen und Teilauszüge machten die Ergebnisse ohne manuelle Kontrolle unzuverlässig. Mehrwertsteuersätze, Domestic Reverse Charge (DRC) und Construction Industry Scheme (CIS) mussten je Dokument ermittelt werden. Die Ausgabe musste noch für Excel, CSV oder Tally aufbereitet werden, und Volumen oder Kosten je Kunde waren kaum transparent. Die Folge war ein ständiger Aderlass – Stunden, Genauigkeit und Kapazität gingen an eine Dateneingabe verloren, die eigentlich automatisch hätte laufen sollen.
Die Lösung
Caelum AI besteht aus fünf Modulen zur Dokumentenverarbeitung auf einer gemeinsamen KI-Leseschicht; darunter liegt eine mandantenfähige Infrastruktur für Kunden, Credits und Audit. Jedes Modul verarbeitet einen Dokumenttyp durchgängig und liefert dieselbe direkt weiterverwendbare Ausgabe.
Neue Funktionen kommen als Modul auf dem bestehenden Stack hinzu. Alle Engines teilen sich eine Leseschicht (KI und OCR mit manuellem Prüfschritt, wo die Konfidenz entscheidet) und eine mandantenisolierte Infrastruktur mit sauber getrennter Abrechnung.
KI-gestützte Dokumentenerfassung
Eine KI- und OCR-Schicht liest, klassifiziert und normalisiert jedes Dokument, ergänzt um einen manuellen Prüfschritt – zuverlässige Extraktion mit der Nachvollziehbarkeit, die die Buchhaltung braucht.
Finanzspezifische Extraktion
Lieferant, Datumsangaben, Brutto, Netto, MwSt. und Einzelpositionen werden extrahiert – inklusive Gruppierung nach MwSt.-Sätzen, DRC und CIS. Buchungsfertige Details, die Standard-OCR nicht liefern konnte.
Bankklassifizierung je Seite
Jede Seite wird einer konkreten Bank- und Layout-Variante zugeordnet und dann mit dem jeweils passenden Verfahren gelesen – für UK, US und Indien.
Trennung von Sammel-PDFs
Ein PDF mit vielen Belegen wird vor der Extraktion in einzelne Belege getrennt und gruppiert, mit mandantenisoliertem Cache – ideal für die gebündelten Scans zum Monatsende.
Strukturierte Ausgabe und Exporte
Die Ergebnisse kommen als strukturierte Daten sowie als Excel, CSV oder Tally, mit separater Fehlerdatei für prüfbedürftige Zeilen – die Daten gelangen ohne Umformatierung in die Buchhaltungsplattform.
Transparenz über Nutzung & Kosten
Administratoren sehen Volumen, Seitenzahlen, Verarbeitungszeit und Kosten je Kunde, mit Excel-Export und Drill-down – ein abrechenbarer Betrieb mit hohem Volumen, messbar gemacht.
Ergebnisse
Der Zeitaufwand für die manuelle Auszugserfassung sank um rund 95%, die Extraktionsgenauigkeit erreichte 99%, und monatlich werden Zehntausende Dokumente verarbeitet. Das Team prüft und bestätigt jetzt Auszüge, die Caelum AI bereits gelesen hat.
Auszugserfassung
Vorher: jeder Auszug Zeile für Zeile von Hand gelesen und abgetippt.
Nachher: automatisch gelesen; Mitarbeitende bestätigen jeden Auszug – rund 95% weniger Zeit.
Genauigkeit
Vorher: manuelles Abtippen und Standard-OCR führten zu Fehlern und Nacharbeit.
Nachher: 99% Extraktionsgenauigkeit, mit manuellem Prüfschritt zur Kontrolle.
Bankabdeckung
Vorher: bei bankspezifischen Layouts gingen Transaktionen verloren oder wurden falsch gelesen.
Nachher: Die Klassifizierung je Seite liest jedes Layout – für UK, US und Indien.
Ausgabe & Transparenz
Vorher: Daten von Hand umformatiert; Volumen und Kosten je Kunde kaum sichtbar.
Nachher: direkte Ausgabe als Excel, CSV oder Tally, mit Nutzung und Kosten je Kunde in einer Ansicht.
Die Kennzahlen geben Ziele und Ergebnisse der beschriebenen Implementierung wieder: ~95% Zeitersparnis und Zehntausende Dokumente pro Monat wie für dieses Projekt angegeben, 99% Extraktionsgenauigkeit wie für die Plattform angegeben. Eine unabhängige Prüfung der Zahlen wird nicht behauptet.
Eingesetzte Technologien
Eine gemeinsame KI-Leseschicht, eine Bank-Engine je Seite, regionsspezifische Pipelines und Finanzregeln, die schon beim Lesen greifen – auf mandantenfähiger Infrastruktur mit Abrechnung über Credits je Seite.
Leseschicht & Bank-Engine
KI/ML-Extraktion und OCR mit Human-in-the-Loop-Prüfung; Klassifizierung je Seite mit dem jeweils passenden Reader pro Layout und einem eigenen Pfad für Ausnahmebanken.
Regionen & Finanzregeln
Eigene Pipelines für UK, US und Indien, abgestimmt auf Layout, Datumsformat und Währung; MwSt.-Sätze, DRC und CIS werden automatisch beim Lesen angewandt.
Mandanten, Zugriff & Abrechnung
Zugangsdaten, Credit-Pool, Speicher und Audit je Mandant; Dashboard-Nutzer und eine Server-to-Server-API; Credits je Seite, wobei unbrauchbare und fehlgeschlagene Seiten nicht berechnet werden.
Caelum AI ist ein Produkt von Mindrops – wie dieselben Funktionen über Dashboard, API und Partner-Embed bereitgestellt werden, zeigt die Produktseite von Caelum AI.
Häufige Fragen
Was ist Caelum AI?
Welche Dokumente und Bankformate kann es lesen?
Wie genau ist es, und wie wird die Qualität gesichert?
Welche Ergebnisse hat die Kanzlei erzielt?
Kann Mindrops unsere Dokumentenverarbeitung automatisieren?
Kontakt
Erzählen Sie uns von Ihrem Dokumentenprozess mit hohem Volumen. Mindrops entwickelt KI-Systeme zur Dokumentenverarbeitung, die Belege, Rechnungen und Auszüge in saubere, buchungsfertige Daten verwandeln – mit einem manuellen Prüfschritt zur Kontrolle.