Traitement documentaire Caelum AI pour un cabinet comptable britannique
Mindrops a développé Caelum AI pour un grand cabinet comptable britannique, qui l’utilise pour traiter des dizaines de milliers de documents par mois. La plateforme lit chaque reçu, facture et relevé, le classe, applique les règles financières et restitue des données propres, prêtes pour la comptabilité, avec une étape de validation humaine.
En un coup d’œil
Caelum AI est la plateforme de traitement documentaire par IA de Mindrops, développée pour un grand cabinet comptable britannique. Elle lit reçus, factures et relevés bancaires (IA, OCR et validation humaine), applique les règles TVA, DRC et CIS et exporte vers Excel, CSV ou Tally : des dizaines de milliers de documents par mois, 99 % de précision d’extraction et environ 95 % de saisie manuelle en moins.
Le défi
Chaque reçu, facture et relevé devait être lu et saisi à la main dans le logiciel comptable – sans erreur, et dans le respect d’échéances de reporting fixes. Les outils de capture génériques traitaient les documents simples, mais passaient à côté des détails qui comptent en comptabilité.
L’OCR générique perdait ou lisait mal les transactions sur les mises en page propres aux banques (NatWest, HSBC, Santander, etc.). Les PDF multi-reçus et les relevés partiels rendaient les résultats peu fiables sans contrôle humain. Les taux de TVA, le Domestic Reverse Charge (DRC, autoliquidation de la TVA) et le Construction Industry Scheme (CIS) devaient être calculés document par document. Les données devaient encore être remises en forme pour Excel, CSV ou Tally, et le volume comme le coût par client restaient peu visibles. Résultat : une perte continue d’heures, de précision et de marge sur une saisie qui aurait dû être automatique.
La solution
Caelum AI se compose de cinq modules de traitement documentaire qui reposent sur une couche commune de lecture par IA, adossée à une infrastructure multi-tenant pour les clients, les crédits et l’audit. Chaque module traite un type de document de bout en bout et produit la même sortie, prête à intégrer le workflow.
Les fonctionnalités s’ajoutent module par module, sur la stack existante. Tous les moteurs partagent une couche de lecture – IA et OCR, avec une validation humaine là où la fiabilité est cruciale – et une infrastructure isolée par tenant, avec une facturation clairement séparée.
Lecture documentaire IA
Chaque document est lu, classé et normalisé par une couche IA et OCR, avec une étape de validation humaine – une extraction fiable, qui conserve le contrôle qu’exige la comptabilité.
Extraction adaptée à la finance
Fournisseur, dates, brut/net/TVA et lignes sont extraits, avec regroupement par taux de TVA, DRC et CIS – le détail comptable que l’OCR générique ne pouvait produire.
Classification bancaire par page
Chaque page est rattachée à une combinaison précise de banque et de mise en page, puis lue avec la méthode la plus adaptée, au Royaume-Uni, aux États-Unis et en Inde.
Découpage des PDF multi-reçus
Un PDF regroupant de nombreux reçus est découpé reçu par reçu avant extraction, avec un cache isolé par tenant – idéal pour les numérisations groupées de fin de mois.
Données structurées et exports
Les résultats sont livrés sous forme de données structurées et d’exports Excel, CSV ou Tally, avec un fichier d’erreurs distinct pour les lignes à vérifier – les données entrent dans la plateforme comptable sans remise en forme.
Visibilité usage & coût
Les administrateurs voient le volume, le nombre de pages, le temps de traitement et le coût par client, avec export Excel et exploration détaillée – de quoi mesurer une activité facturable à fort volume.
Résultats
Le temps de saisie manuelle des relevés a baissé d’environ 95 %, la précision d’extraction a atteint 99 % et des dizaines de milliers de documents sont traités chaque mois. L’équipe vérifie et valide désormais des relevés déjà lus par Caelum AI.
Saisie des relevés
Avant : chaque relevé lu et saisi à la main, ligne par ligne.
Après : lecture automatique ; l’équipe valide chaque relevé – environ 95 % de temps en moins.
Précision
Avant : la saisie manuelle et l’OCR générique introduisaient erreurs et reprises.
Après : 99 % de précision d’extraction, avec une étape de validation humaine.
Couverture bancaire
Avant : sur les mises en page propres à chaque banque, des transactions étaient perdues ou mal lues.
Après : la classification par page lit chaque mise en page, au Royaume-Uni, aux États-Unis et en Inde.
Exports & visibilité
Avant : données remises en forme à la main ; volume et coût par client difficiles à voir.
Après : exports Excel, CSV ou Tally générés directement, avec usage et coût par client dans une seule vue.
Les chiffres clés reflètent les objectifs et résultats du déploiement décrit – réduction de temps d’environ 95 % et dizaines de milliers de documents par mois tels que fournis pour cette mission, et 99 % de précision d’extraction telle qu’indiquée pour la plateforme. Ils ne sont pas présentés comme audités de manière indépendante.
Technologies utilisées
Une couche de lecture IA partagée, un moteur bancaire par page, des pipelines spécifiques par région et des règles financières appliquées pendant la lecture – sur une infrastructure multi-tenant avec facturation par crédits à la page.
Couche de lecture & moteur bancaire
Extraction IA/ML et OCR avec validation humaine (human-in-the-loop) ; classification par page, avec le lecteur le mieux adapté à chaque mise en page et un circuit dédié aux banques atypiques.
Régions & règles financières
Pipelines dédiés au Royaume-Uni, aux États-Unis et à l’Inde pour la mise en page, la date et la devise ; taux de TVA, DRC et CIS appliqués automatiquement pendant la lecture.
Tenants, accès & facturation
Identifiants, pool de crédits, stockage et audit par tenant ; utilisateurs du tableau de bord et API de serveur à serveur ; crédits à la page, sans facturation des pages parasites ou en échec.
Caelum AI est un produit Mindrops : consultez la page produit Caelum AI pour découvrir comment ces fonctionnalités sont proposées via tableau de bord, API et intégration partenaire.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que Caelum AI ?
Quels documents et formats bancaires peut-il lire ?
Quelle est sa précision, et comment la qualité est-elle contrôlée ?
Quels résultats le cabinet a-t-il obtenus ?
Mindrops peut-elle automatiser notre traitement documentaire ?
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