Un portail partenaires intégré à l’ERP pour Barbeque Nation
Le portail a digitalisé la gestion des fournisseurs, des contrats et de la finance d’une chaîne de 230 restaurants dans 86 villes. Fournisseurs et équipes internes passent par un point d’entrée unique et encadré, l’ERP restant le système de référence.
En un coup d’œil
Barbeque Nation est l’une des principales enseignes de restauration en Inde, avec 230 restaurants dans 86 villes. Mindrops a conçu et livré son portail partenaires, une plateforme Node.js, Express et PostgreSQL intégrée à l’ERP, qui reste le système de référence. Le portail réunit l’onboarding fournisseurs avec contrôles GST, PAN, FSSAI et MSME, les validations multi-acteurs, la gestion du cycle de vie des contrats, un grand livre fournisseurs en direct et la gouvernance des données de référence.
Le défi
Barbeque Nation compte 230 restaurants dans 86 villes, des catégories d’approvisionnement variées et un vaste réseau de fournisseurs répartis sur plusieurs régions. Comme beaucoup d’acteurs de la restauration et du retail en forte croissance, l’enseigne avait un écosystème fournisseurs devenu trop complexe pour les tableurs, les échanges d’e-mails à rallonge et des systèmes cloisonnés.
L’onboarding des fournisseurs était morcelé, avec des délais longs et des lacunes de conformité sur les données GST, FSSAI et MSME. Les circuits de validation manquaient de transparence, les équipes achats, comptabilité et données de référence travaillant en silos. Les contrats étaient gérés à la main, avec des conditions hétérogènes et aucun lien structuré avec les données de référence articles ou prix. Les fournisseurs avaient peu de visibilité financière et appelaient sans cesse le service financier pour connaître leur solde. L’ERP faisait foi, mais les équipes et les partenaires ne pouvaient pas s’en servir en temps réel. L’objectif : un point d’entrée numérique unique où fournisseurs et équipes internes collaborent, avec une gouvernance intégrée et l’ERP comme système de référence.
La solution
Mindrops a conçu et livré le portail partenaires de Barbeque Nation : une plateforme qui réunit, dans une expérience cohérente, l’onboarding fournisseurs, les validations multi-acteurs, la gestion du cycle de vie des contrats, la visibilité en temps réel sur le grand livre et la gouvernance des données de référence.
La plateforme s’adresse à deux publics au sein d’un même système : les équipes internes – achats, comptabilité, données de référence et finance – et les fournisseurs partenaires, qui gèrent en self-service leur onboarding, leurs échanges contractuels et leur suivi financier. Tout passe par des workflows configurables et des accès basés sur les rôles, en lien avec l’ERP existant pour garantir l’exactitude des données opérationnelles.
Onboarding fournisseurs & partenaires
Une inscription guidée en self-service qui couvre, en un seul parcours, les informations sur l’entreprise, les catégories d’approvisionnement, les sites, les coordonnées bancaires et les documents de conformité, KYC compris.
Validation de conformité
Contrôles GST, PAN, FSSAI et MSME dès la soumission, et circuits de validation multi-acteurs aiguillés automatiquement selon le type de fournisseur, la région et la catégorie, pour limiter les reprises et le risque d’audit.
Cycle de vie des contrats
Un générateur de contrats adapté à chaque catégorie puise fournisseurs, articles, conditions de paiement et de livraison dans des données de référence gouvernées. Les partenaires examinent, négocient et acceptent en ligne ; les contrats à forte valeur remontent au siège pour approbation, avec génération de PDF et synchronisation ERP.
Transparence financière & grand livre
Un grand livre fournisseur en temps réel issu de l’ERP affiche factures, paiements, avoirs et soldes courants par établissement, avec exploration détaillée, accès configurable par l’administrateur et export Excel.
Gouvernance des données de référence
Types de fournisseurs, conditions de paiement, modèles de contrats et conditions commerciales liées aux catégories, gérés de manière centralisée : définis une fois, utilisés partout, chaque modification étant revue sous forme de diff avant d’être transmise à l’ERP.
Plateforme & sécurité
Accès basé sur les rôles à granularité fine, une expérience à double portail, notifications in-app et e-mail, une piste d’audit complète, authentification sécurisée avec OTP et stockage cloud des documents pour certificats et contrats.
Résultats
Le portail est une passerelle encadrée vers l’ERP, et une même plateforme améliore l’efficacité interne et la satisfaction des fournisseurs.
Partenaires fournisseurs
Avant : onboarding par e-mail, aucune visibilité sur les soldes ou le statut des contrats.
Après : profils en self-service, contrats numériques et accès au grand livre en temps réel.
Équipes achats
Avant : suivi manuel dans les boîtes mail et les tableurs.
Après : files de tâches exploitables, routage par catégorie et historique fournisseur complet.
Finance & comptabilité
Avant : demandes fournisseurs traitées au cas par cas, aucune vue self-service des soldes.
Après : un grand livre ERP en temps réel avec exploration détaillée et export Excel là où il est activé.
Données de référence / MDM
Avant : aucun suivi des modifications, risque de données ERP obsolètes.
Après : instantanés approuvés, comparaison des modifications avant resynchronisation et envoi contrôlé vers l’ERP.
La plateforme accélère l’activation des fournisseurs grâce au self-service guidé et aux validations parallèles, réduit le risque de conformité grâce aux contrôles en amont et aux alertes d’expiration FSSAI, améliore la satisfaction des fournisseurs grâce à la transparence financière et renforce la gouvernance avec des workflows auditables et une séparation des rôles – tout en préservant l’intégrité de l’ERP.
Technologies utilisées
Une architecture découplée et API-first : un portail frontend dédié, une couche de services backend et une intégration propre avec l’ERP existant du client.
API-first & modulaire
Les modules fournisseur, contrat, grand livre et données de référence partagent une infrastructure commune d’authentification, de notification et d’audit. Chaque fonctionnalité est exposée en REST, prête pour de futurs connecteurs mobiles ou tiers.
L’ERP comme système de référence
Le portail pilote le workflow et l’UX ; l’ERP fait foi. Les lectures en temps réel gardent les grands livres à jour, et les écritures validées n’ont lieu qu’aux points de validation définis.
Configurable & basé sur les rôles
Le routage des validations et l’UI pilotée par les données de référence s’adaptent au type de fournisseur, à la région et à la catégorie – y compris pour des organisations complexes réparties entre régions, siège et finance.
Ce modèle d’intégration se transpose à d’autres ERP comme SAP, Oracle, Microsoft Dynamics ou Tally, ou à tout système d’entreprise sur mesure doté d’un module fournisseurs et finance accessible par API.
Questions fréquentes
Qu’a réalisé Mindrops pour Barbeque Nation ?
Quelles technologies le portail utilise-t-il ?
Comment le portail fonctionne-t-il avec l’ERP ?
Quel problème le portail a-t-il résolu ?
Mindrops peut-elle développer un portail similaire sur notre ERP ?
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