Een ERP op maat voor een bureau voor digitale en IT-dienstverlening
Mindrops ontwierp en bouwde een volledig ERP voor dienstverleners die met projecten en retainers werken, van eerste lead tot eindfactuur. CRM, project- en taakbeheer, urenregistratie, GST-facturatie, terugkerende AMC-contracten en financiën staan samen in één bron van waarheid, die een lappendeken van spreadsheets en losse tools vervangt.
In één oogopslag
Mindrops ontwierp en bouwde een webgebaseerd ERP op maat voor een middelgroot bureau in digitale en IT-dienstverlening. Het vervangt spreadsheets en drie of vier losse tools. Negen geïntegreerde modules dekken CRM, projecten, taken, urenregistratie, rapportage, GST-facturatie, betalingen, terugkerende AMC-facturatie en beheer, op een typeveilige stack met React 18, TypeScript, tRPC, Node/Express, Prisma en PostgreSQL.
De uitdaging
Een middelgroot bureau voor digitale & IT-dienstverlening draaide op spreadsheets, e-mailthreads en drie of vier losse tools. Sales zat op de ene plek, projectuitvoering op een andere, urenregistratie in een derde, en facturatie in boekhoudsoftware die niets wist van het geleverde werk.
- Gefragmenteerde systemen – CRM, delivery, uren en facturatie zaten in aparte tools die niet met elkaar communiceerden.
- Geen centrale bron van waarheid – dezelfde klant bestond drie keer, met verschillende spellingen, in drie systemen.
- Handmatige, foutgevoelige facturatie – facturen werden met de hand in spreadsheets gemaakt; GST-berekening en nummering gebeurden handmatig.
- Omzetlekkage – AMC-verlengingen werden in iemands agenda bijgehouden; sommige liepen gewoon af, en niet-geregistreerde uren werden nooit gefactureerd.
- Moeizame rapportage – de vraag “waar ging onze tijd heen?” of “wat staat er open?” kostte dagen handmatig consolideren.
- Zwakke governance – geen consistente toegangscontrole en geen audittrail van wie wat wijzigde.
De oplossing
Een webgebaseerd ERP op maat, opgebouwd rond de natuurlijke werkstroom van een dienstverlener. Alle modules zijn verbonden: een lead wordt een bedrijf en een project, aan het project hangen teams, milestones, taken en geregistreerde uren, en die deliverydata voedt de financiële kant – facturen, betalingen en terugkerende AMC-facturatie.
Data wordt één keer ingevoerd en overal hergebruikt. Een rolgebaseerd rechtenmodel bepaalt wat iedereen ziet, GST en juridische entiteiten zijn vanaf het begin volwaardig ingebouwd, en elke kritieke actie wordt naar een auditlog geschreven – alles achter een snelle, responsieve React-interface.
CRM & salespipeline
Een opgeschoonde bedrijven- en contactendatabase voedt een visuele leadpipeline – Nieuw, Gekwalificeerd, Voorstel, Onderhandeling, Gewonnen, Verloren – met pipelinewaarde, win-rate-KPI’s en activiteitenhistorie die meteen doorlopen naar delivery en facturatie.
Projectmanagement
Per project worden status, prioriteit en een gezondheidsindicator (rood-oranje-groen, RAG) bijgehouden. Projecten krijgen teamleden per rol toegewezen (TL / Dev / QA) en worden opgesplitst in milestones, waarbij beslissingen, risico’s en wekelijkse updates onderweg worden vastgelegd.
Taakbeheer
Taken doorlopen Backlog → In uitvoering → Geblokkeerd → Klaar, met type en prioriteit, opmerkingen in threads, bijlagen en een volledige audittrail van elke statuswijziging.
Uren & rapportage
Medewerkers vullen hun uren snel per dag in, per project en activiteit; een workflow voor indienen en heropenen vergrendelt de data voor facturatie, automatische herinneringen sporen ontbrekende uren op, en rapporten tonen precies waar de tijd naartoe gaat.
Facturatie & finance
Facturen lopen van Concept naar Betaald, uitgegeven vanuit geconfigureerde juridische entiteiten met GST- en bankgegevens, in meerdere valuta, afgestemd op betalingen met automatisch berekende openstaande saldi en kant-en-klare PDF’s.
AMC / terugkerende contracten
Annual Maintenance Contracts worden bijgehouden met facturatiecycli en status, gekoppeld aan hun taken en facturen, en volgens schema automatisch opgesteld door een dagelijkse job – zodat verlengingen nooit door de mazen glippen.
Resultaten
Het hele bedrijf werkt nu elke dag vanuit dezelfde data – leads, projecten, uren en facturen verbonden, rolgebaseerd en auditbaar.
Systemen
Voorheen: dezelfde klant bestond drie keer in drie losse tools.
Nu: één verbonden record – data één keer ingevoerd en overal hergebruikt.
Facturatie & compliance
Voorheen: facturen met de hand in spreadsheets, GST-berekening handmatig.
Nu: GST-correcte facturen vanuit de juiste juridische entiteiten, gekoppeld aan het werk dat ze factureren.
Terugkerende omzet
Voorheen: AMC-verlengingen in een agenda – sommige liepen gewoon af.
Nu: verlengingen volgens schema gesignaleerd en automatisch opgesteld, zodat er geen omzet meer weglekt.
Rapportage & governance
Voorheen: dagen handmatig samenvoegen; geen consistente toegangscontrole of audittrail.
Nu: live dashboards en rapporten, rolgebaseerde toegang en een volledig auditlog.
Eén bron van waarheid waar het hele team vanuit werkt, GST-conforme facturatie vanuit de juiste juridische entiteiten, terugkerende AMC-facturatie en geregistreerde uren die omzetlekken dichten, verantwoording via rolgebaseerde toegang en een volledige audittrail, en snellere beslissingen door live dashboards.
Klantgegevens zijn geanonimiseerd. De voor/na-vergelijkingen beschrijven de geleverde procesverandering en zijn niet onafhankelijk geauditeerd.
Gebruikte technologieën
Een stack met React 18, TypeScript, tRPC, Node/Express, Prisma en PostgreSQL, typeveilig van het databaseschema tot de UI en gekozen voor onderhoudbaarheid op lange termijn.
Typeveilige stack
Een single-page app in React 18 en TypeScript communiceert met een Node/Express-server over een typeveilige tRPC-laag (plus een beperkt aantal REST-endpoints), met PostgreSQL via Prisma – typeveilig van schema tot UI.
Governance & security
Rolgebaseerde toegang met scopes eigen / team / alles per module, JWT-auth met rate-limited login, gevalideerde en in grootte begrensde uploads, een systeembreed auditlog, en Sentry-foutmonitoring over client en server.
Automatisering & jobs
Geplande jobs doen het routinewerk – urenherinneringen, dagelijkse AMC-factuuropstelling, detectie van te late facturen en caching van valutaconversie – terwijl mensen beoordelen en goedkeuren.
Veelgestelde vragen
Wat bouwde Mindrops voor het dienstverleningsbureau?
Welke technologieën zijn gebruikt?
Hoe gaat het ERP om met GST en terugkerende facturatie?
Welk probleem lost het ERP op?
Kan Mindrops een ERP op maat voor ons bedrijf bouwen?
Contact
Vertel ons hoe uw dienstverlening vandaag werkt. Mindrops ontwerpt en bouwt ERP op maat en interne platformen die daarop aansluiten – verbonden, rolgebaseerd en compliant.