Ein ERP-integriertes Partner-Portal für Barbeque Nation
Das Portal hat die Lieferanten-, Vertrags- und Finanzprozesse einer Kette mit 230 Restaurants in 86 Städten digitalisiert. Lieferanten und interne Teams arbeiten über eine kontrollierte Anlaufstelle, mit dem ERP als System of Record.
Auf einen Blick
Barbeque Nation ist eine der führenden Restaurantmarken Indiens, mit 230 Restaurants in 86 Städten. Mindrops hat das Partner-Portal konzipiert und geliefert: eine Plattform auf Node.js, Express und PostgreSQL, integriert in das bestehende ERP. Sie vereint Lieferanten-Onboarding mit GST-, PAN-, FSSAI- und MSME-Prüfungen, Freigaben durch mehrere Beteiligte, Vertrags-Lebenszyklusmanagement, ein Live-Lieferanten-Hauptbuch und Stammdaten-Governance – mit dem ERP als System of Record.
Die Herausforderung
Barbeque Nation betreibt 230 Restaurants in 86 Städten, mit vielfältigen Lieferkategorien und einem großen Lieferantennetzwerk über mehrere Regionen. Wie bei vielen schnell wachsenden F&B- und Handelsunternehmen war das Lieferantenökosystem Tabellen, E-Mail-Ketten und isolierten Systemen entwachsen.
Das Lieferanten-Onboarding war fragmentiert, mit langen Durchlaufzeiten und Compliance-Lücken bei GST-, FSSAI- und MSME-Daten. Freigaben waren intransparent, während Sourcing-, Buchhaltungs- und Stammdaten-Teams in Silos arbeiteten. Verträge wurden manuell verwaltet, mit inkonsistenten Bedingungen und ohne strukturierte Verbindung zu Artikel- oder Preis-Stammdaten. Lieferanten hatten wenig finanzielle Transparenz und riefen die Finanzabteilung ständig wegen Salden an. Im ERP lagen die maßgeblichen Daten, doch Teams und Partner konnten sie nicht in Echtzeit nutzen. Ziel war eine digitale Anlaufstelle, an der Lieferanten und interne Teams zusammenarbeiten, mit eingebauter Governance und dem ERP als System of Record.
Die Lösung
Mindrops hat das Barbeque Nation Partner-Portal konzipiert und umgesetzt – eine Plattform, die Lieferanten-Onboarding, Freigaben durch mehrere Stakeholder, Vertrags-Lebenszyklus, Live-Hauptbuch und Stammdaten-Governance in einem System vereint.
Die Plattform bedient zwei Zielgruppen über ein System: interne Teams – Sourcing, Buchhaltung, Stammdaten und Finanzen – und externe Lieferantenpartner mit Self-Service-Onboarding, Vertragsinteraktion und Finanzeinsicht. Alles läuft über konfigurierbare Workflows und rollenbasierten Zugriff, integriert in das bestehende ERP, damit operative Daten korrekt bleiben.
Onboarding von Lieferanten & Partnern
Geführte Self-Service-Registrierung mit Firmendaten, Lieferkategorien, Standorten, Bankverbindung und Compliance-Dokumenten in einem Durchgang, einschließlich KYC.
Compliance-Validierung
GST-, PAN-, FSSAI- und MSME-Prüfungen bei der Einreichung, mit Freigaben mehrerer Stakeholder, die automatisch nach Lieferantentyp, Region und Kategorie geroutet werden, um Nacharbeit und Auditrisiko zu senken.
Vertrags-Lebenszyklus
Ein kategoriebezogener Vertragsgenerator übernimmt Lieferanten, Artikel, Zahlungs- und Lieferbedingungen aus gepflegten Stammdaten. Partner prüfen, verhandeln und akzeptieren digital; hochwertige Verträge werden zur Konzernfreigabe eskaliert, mit PDF-Erzeugung und ERP-Synchronisierung.
Finanztransparenz & Hauptbuch
Ein Live-Lieferanten-Hauptbuch aus dem ERP zeigt Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und laufende Salden je Standort, mit Drill-down-Details, konfigurierbarem Zugriff und Excel-Export.
Stammdaten-Governance
Zentral verwaltete Lieferantentypen, Zahlungsbedingungen, Vertragsvorlagen und kategoriebezogene kommerzielle Bedingungen – einmal definiert, überall genutzt, mit Änderungs-Diffs, die geprüft werden, bevor sie ins ERP gelangen.
Plattform & Sicherheit
Feingranulare rollenbasierte Zugriffssteuerung, ein Dual-Portal-Design, In-App- und E-Mail-Benachrichtigungen, ein vollständiger Audit-Trail, sichere Authentifizierung mit OTP und Cloud-Dokumentenspeicher für Zertifikate und Verträge.
Ergebnisse
Das Portal ist ein kontrolliertes Gateway zum ERP, und dieselbe Plattform steigert die interne Effizienz und die Zufriedenheit der Lieferanten.
Lieferantenpartner
Vorher: Onboarding per E-Mail, keine Sicht auf Salden oder Vertragsstatus.
Nachher: Self-Service-Profile, digitale Verträge und Live-Hauptbuchzugriff.
Sourcing-Teams
Vorher: manuelles Tracking über Postfächer und Tabellen.
Nachher: direkt bearbeitbare Arbeitswarteschlangen, kategoriebezogenes Routing und vollständige Lieferantenhistorie.
Finanzen & Buchhaltung
Vorher: reaktive Lieferantenanfragen, keine Self-Service-Saldensicht.
Nachher: ein Live-ERP-Hauptbuch mit Drill-down-Details und Excel-Export, wo aktiviert.
Stammdaten / MDM
Vorher: keine Änderungsverfolgung, Risiko veralteter ERP-Datensätze.
Nachher: freigegebene Snapshots, Änderungs-Diffs vor der erneuten Synchronisierung und kontrollierter ERP-Push.
Die Plattform ermöglicht eine schnellere Aktivierung durch geführten Self-Service und parallele Freigaben, geringeres Compliance-Risiko durch vorgelagerte Validierung und FSSAI-Ablaufwarnungen, höhere Lieferantenzufriedenheit durch Finanztransparenz und stärkere Governance mit auditierbaren, rollengetrennten Workflows – während die Integrität des ERP gewahrt bleibt.
Eingesetzte Technologien
Eine entkoppelte API-first-Architektur: ein dediziertes Frontend-Portal, eine Backend-Service-Schicht und eine saubere Integration in das bestehende ERP des Kunden.
API-first & modular
Module für Lieferant, Vertrag, Hauptbuch und Stammdaten teilen sich gemeinsame Auth-, Benachrichtigungs- und Audit-Infrastruktur. Jede Funktion ist über REST verfügbar – bereit für künftige mobile Clients oder Konnektoren von Drittanbietern.
ERP als System of Record
Das Portal steuert Workflow und UX; das ERP bleibt maßgeblich. Echtzeit-Lesezugriffe halten Hauptbücher aktuell, und validierte Schreibzugriffe erfolgen nur an definierten Freigabepunkten.
Konfigurierbar & rollenbasiert
Freigabe-Routing und stammdatengesteuerte UI passen sich an Lieferantentyp, Region und Kategorie an – auch für komplexe regionale, konzernweite und finanzbezogene Rollenstrukturen.
Dieses Integrationsmuster lässt sich auf ERP-Plattformen wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics und Tally übertragen – oder auf jedes individuelle Enterprise-System mit einem per API zugänglichen Lieferanten- und Finanzmodul.
Häufige Fragen
Was hat Mindrops für Barbeque Nation entwickelt?
Welche Technologien nutzt das Portal?
Wie arbeitet das Portal mit dem ERP zusammen?
Welches Problem löst das Portal?
Kann Mindrops ein vergleichbares Portal auf Basis unseres ERP umsetzen?
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