Un ERP sur mesure pour une agence de services numériques et IT
Mindrops a conçu et développé un ERP complet, du premier lead à la facture finale, pour les sociétés de services en mode projet ou en contrat récurrent. Il réunit CRM, gestion de projets et de tâches, feuilles de temps, facturation GST, contrats récurrents AMC et finance dans une source unique de vérité, qui remplace une mosaïque de tableurs et d’outils déconnectés.
En un coup d’œil
Mindrops a conçu et développé un ERP web sur mesure pour une agence de services numériques et IT de taille moyenne, en remplacement des tableurs et de trois ou quatre outils déconnectés. Neuf modules intégrés couvrent CRM, projets, tâches, feuilles de temps, reporting, facturation GST, paiements, facturation récurrente AMC et administration, sur une stack type-safe React 18, TypeScript, tRPC, Node/Express, Prisma et PostgreSQL.
Le défi
Une agence de services numériques & IT de taille moyenne pilotait son activité sur des tableurs, des fils d’e-mails et trois ou quatre outils déconnectés. Les ventes étaient gérées dans un outil, la réalisation des projets dans un autre, les feuilles de temps dans un troisième, et la facturation dans un logiciel comptable qui ignorait tout du travail livré.
- Systèmes fragmentés – CRM, réalisation des projets, feuilles de temps et facturation vivaient dans des outils séparés qui ne communiquaient pas entre eux.
- Aucune source unique de vérité – le même client existait trois fois, avec des orthographes différentes, dans trois systèmes.
- Facturation manuelle et source d’erreurs – les factures étaient établies à la main dans des tableurs ; le calcul de la GST et la numérotation se faisaient manuellement.
- Fuite de revenus – les renouvellements AMC étaient suivis dans l’agenda d’un collaborateur ; certains expiraient purement et simplement, et des heures non saisies n’étaient jamais facturées.
- Reporting laborieux – répondre à « où est passé notre temps ? » ou « qu’est-ce qui reste dû ? » prenait des jours de consolidation manuelle.
- Gouvernance faible – ni contrôle d’accès cohérent, ni trace de qui avait modifié quoi.
La solution
Un ERP web sur mesure, organisé autour du fonctionnement naturel d’une société de services. Tous les modules sont connectés : un lead devient une société et un projet ; le projet réunit équipes, jalons, tâches et heures saisies ; et ces données de réalisation alimentent la finance – factures, paiements et facturation récurrente AMC.
Les données sont saisies une fois et réutilisées partout. Un modèle de permissions par rôle décide ce que chacun voit, la GST et les entités juridiques sont gérées nativement dès la conception, et chaque action critique est consignée dans un journal d’audit – le tout derrière une interface React rapide et responsive.
CRM & pipeline commercial
Une base propre de sociétés et de contacts alimente un pipeline de leads visuel – Nouveau, Qualifié, Proposition, Négociation, Gagné, Perdu – avec valeur du pipeline, KPI de taux de réussite et historique d’activité, en continuité directe avec la réalisation et la facturation.
Gestion de projets
Chaque projet affiche son statut, sa priorité et un indicateur de santé rouge-orange-vert (RAG), avec des affectations par rôle (TL / Dev / QA) et un découpage en jalons ; décisions, risques et points hebdomadaires sont consignés au fil de l’eau.
Gestion des tâches
Les tâches passent par Backlog → En cours → Bloqué → Terminé, typées et priorisées, avec fils de commentaires, pièces jointes et une piste d’audit complète de chaque changement de statut.
Feuilles de temps & reporting
Une saisie quotidienne rapide enregistre les heures par projet et par activité ; un workflow de soumission/réouverture verrouille les données pour la facturation, des rappels automatiques relancent les saisies manquantes, et les rapports montrent précisément où passe le temps.
Facturation & finance
Les factures passent de « Brouillon » à « Payée » ; elles sont émises au nom d’entités juridiques paramétrées (GST, coordonnées bancaires), en plusieurs devises, puis rapprochées des paiements, avec calcul automatique des soldes dus et PDF prêts à l’envoi.
AMC / contrats récurrents
Les contrats de maintenance annuelle (AMC) sont suivis avec cycles de facturation et statut, liés à leurs tâches et factures, et pré-rédigés à temps par une tâche quotidienne – pour qu’aucun renouvellement ne passe entre les mailles du filet.
Résultats
Toute l’entreprise travaille désormais au quotidien sur les mêmes données : leads, projets, heures et factures connectés, avec des accès par rôle et une traçabilité complète.
Systèmes
Avant : le même client existait trois fois dans trois outils déconnectés.
Après : une fiche unique et connectée, saisie une fois et réutilisée partout.
Facturation & conformité
Avant : factures établies à la main dans des tableurs, calcul GST manuel.
Après : factures conformes à la GST, émises au nom de véritables entités juridiques et liées au travail facturé.
Revenus récurrents
Avant : renouvellements AMC suivis dans un agenda – certains expiraient.
Après : renouvellements signalés et pré-rédigés à temps, ce qui met fin aux pertes de revenus.
Reporting & gouvernance
Avant : des jours de consolidation manuelle ; ni contrôle d’accès cohérent ni traçabilité.
Après : tableaux de bord et rapports en direct, accès par rôle et journal d’audit complet.
Une source unique de vérité partagée par toute l’équipe, une facturation conforme à la GST au nom de véritables entités juridiques, une facturation récurrente AMC et un suivi des heures qui mettent fin aux pertes de revenus, des responsabilités claires grâce aux accès par rôle et à une piste d’audit complète, et des décisions plus rapides grâce à des tableaux de bord en direct.
Les informations sur le client sont anonymisées. Les comparaisons avant/après décrivent le changement de processus livré et n’ont pas été auditées de façon indépendante.
Technologies utilisées
Une stack React 18, TypeScript, tRPC, Node/Express, Prisma et PostgreSQL, typée du schéma de base de données à l’interface et choisie pour sa maintenabilité sur le long terme.
Stack type-safe
Une application monopage React 18 + TypeScript dialogue avec un serveur Node/Express via une couche tRPC type-safe (plus une petite surface REST), adossée à PostgreSQL via Prisma – typée du schéma à l’interface.
Gouvernance & sécurité
Accès par rôle avec périmètres personnel / équipe / global par module, authentification JWT avec limitation des tentatives de connexion, fichiers importés validés et plafonnés en taille, journal d’audit couvrant tout le système et suivi des erreurs Sentry côté client et serveur.
Automatisation & tâches planifiées
Des tâches planifiées exécutent le travail répétitif – rappels de feuilles de temps, pré-rédaction quotidienne des factures AMC, détection des factures en retard et mise en cache des conversions de devises – les collaborateurs se chargeant de vérifier et d’approuver.
Questions fréquentes
Qu’a réalisé Mindrops pour l’agence de services ?
Quelles technologies ont été utilisées ?
Comment l’ERP gère-t-il la GST et la facturation récurrente ?
Quel problème l’ERP résout-il ?
Mindrops peut-elle développer un ERP sur mesure pour notre entreprise ?
Nous contacter
Expliquez-nous comment fonctionne aujourd’hui votre société de services. Mindrops conçoit et développe des ERP sur mesure et des plateformes internes qui reflètent ce fonctionnement – connectés, avec gestion des rôles, et conformes.