Ein individuelles ERP für eine Digital- und IT-Dienstleistungsagentur
Mindrops hat ein durchgängiges ERP vom ersten Lead bis zur letzten Rechnung eigens für projekt- und retainerbasierte Dienstleister konzipiert und entwickelt – mit CRM, Projekt- und Aufgabensteuerung, Zeiterfassung, GST-Rechnungen, wiederkehrenden AMC-Verträgen und Finanzen in einer Single Source of Truth, die den Flickenteppich aus Tabellen und verstreuten Tools ablöst.
Auf einen Blick
Mindrops hat ein individuelles, webbasiertes ERP für eine mittelgroße Digital- und IT-Dienstleistungsagentur konzipiert und entwickelt und damit Tabellen sowie drei bis vier verstreute Tools abgelöst. Neun integrierte Module decken CRM, Projekte, Aufgaben, Zeiterfassung, Reporting, GST-Rechnungen, Zahlungen, wiederkehrende AMC-Abrechnung und Admin ab – auf einem typsicheren Stack aus React 18, TypeScript, tRPC, Node/Express, Prisma und PostgreSQL.
Die Herausforderung
Eine mittelgroße Digital- & IT-Dienstleistungsagentur steuerte ihr Geschäft über Tabellen, E-Mail-Threads und drei bis vier verstreute Tools. Der Vertrieb lief an einem Ort, die Projektabwicklung an einem anderen, die Zeiterfassung in einem dritten – und die Rechnungsstellung in einer Buchhaltungssoftware, die nichts von der geleisteten Arbeit wusste.
- Fragmentierte Systeme – CRM, Delivery, Zeiterfassung und Abrechnung lagen in separaten Tools, die nicht miteinander sprachen.
- Keine Single Source of Truth – derselbe Kunde existierte dreifach, mit unterschiedlichen Schreibweisen, in drei Systemen.
- Manuelle, fehleranfällige Abrechnung – Rechnungen wurden von Hand in Tabellen erstellt; GST-Berechnung und Nummerierung erfolgten manuell.
- Umsatzverluste – AMC-Verlängerungen standen in persönlichen Kalendern; manche liefen einfach aus, und nicht erfasste Stunden wurden nie abgerechnet.
- Reporting-Aufwand – Fragen wie „Wohin ist unsere Zeit geflossen?“ oder „Was ist noch offen?“ kosteten Tage manueller Konsolidierung.
- Schwache Governance – keine konsistente Zugriffskontrolle und kein Audit-Trail darüber, wer was geändert hat.
Die Lösung
Ein individuelles, webbasiertes ERP, organisiert entlang des natürlichen Ablaufs eines Dienstleisters. Jedes Modul ist verbunden: Ein Lead wird zu Unternehmen und Projekt, das Projekt bündelt Teams, Milestones, Aufgaben und erfasste Stunden, und diese Delivery-Daten fließen in die Finanzen – Rechnungen, Zahlungen und wiederkehrende AMC-Abrechnung.
Daten werden einmal erfasst und überall wiederverwendet. Ein rollenbasiertes Berechtigungsmodell entscheidet, was jede Person sieht, GST und Rechtsträger sind von Anfang an fest eingebaut, und jede kritische Aktion wird in ein Audit-Log geschrieben – alles hinter einer schnellen, responsiven React-Oberfläche.
CRM & Sales-Pipeline
Eine saubere Unternehmens- und Kontaktdatenbank speist eine visuelle Lead-Pipeline – Neu, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Gewonnen, Verloren – mit Pipeline-Wert, Win-Rate-KPIs und Aktivitätshistorie, die direkt in Delivery und Abrechnung übergehen.
Projektmanagement
Projekte verfolgen Status, Priorität und ein Rot-Gelb-Grün-(RAG-)Statussignal, werden mit rollenspezifischen Zuweisungen (TL / Dev / QA) besetzt und in Milestones gegliedert; Entscheidungen, Risiken und wöchentliche Updates werden laufend festgehalten.
Aufgabenverwaltung
Aufgaben durchlaufen Backlog → In Arbeit → Blockiert → Fertig, typisiert und priorisiert, mit verschachtelten Kommentaren, Anhängen und einem vollständigen Audit-Trail jeder Statusänderung.
Zeiterfassung & Reporting
Eine schnelle Tageserfassung nimmt Stunden je Projekt und Aktivität auf; ein Workflow aus Einreichen und Wiedereröffnen sperrt die Daten für die Abrechnung, automatische Erinnerungen mahnen fehlende Einträge an, und Reports zeigen genau, wohin die Zeit fließt.
Rechnungen & Finanzen
Rechnungen laufen von Entwurf bis Bezahlt, ausgestellt aus konfigurierten Rechtsträgern mit GST- und Bankdaten, in mehreren Währungen, abgeglichen mit Zahlungen samt automatisch berechneten offenen Salden und versandfertigen PDFs.
AMC / wiederkehrende Verträge
Annual Maintenance Contracts werden mit Abrechnungszyklen und Status geführt, mit ihren Aufgaben und Rechnungen verknüpft und planmäßig von einem täglichen Job vorab erstellt – damit keine Verlängerung durchrutscht.
Ergebnisse
Das gesamte Unternehmen arbeitet nun täglich mit denselben Daten – Leads, Projekte, Stunden und Rechnungen verbunden, rollenbasiert und auditierbar.
Systeme
Vorher: derselbe Kunde existierte dreifach in drei getrennten Tools.
Nachher: ein verknüpfter Datensatz – einmal erfasst, überall wiederverwendet.
Abrechnung & Compliance
Vorher: Rechnungen von Hand in Tabellen, GST manuell berechnet.
Nachher: GST-korrekte Rechnungen aus echten Rechtsträgern, verknüpft mit der berechneten Arbeit.
Wiederkehrender Umsatz
Vorher: AMC-Verlängerungen im Kalender – manche liefen einfach aus.
Nachher: Verlängerungen planmäßig angezeigt und vorab erstellt – die Umsatzlecks sind geschlossen.
Reporting & Governance
Vorher: Tage manueller Konsolidierung; keine konsistente Zugriffskontrolle, kein Audit-Trail.
Nachher: Live-Dashboards und Reports, rollenbasierter Zugriff und ein vollständiges Audit-Log.
Eine Single Source of Truth, mit der das ganze Team arbeitet, GST-konforme Rechnungen aus echten Rechtsträgern, wiederkehrende AMC-Abrechnung und erfasste Stunden, die Umsatzlücken schließen, Nachvollziehbarkeit durch rollenbasierten Zugriff und einen vollständigen Audit-Trail sowie schnellere Entscheidungen durch Live-Dashboards.
Kundendaten sind anonymisiert. Die Vorher-nachher-Angaben beschreiben die umgesetzte Prozessänderung und wurden nicht unabhängig geprüft.
Eingesetzte Technologien
Ein Stack aus React 18, TypeScript, tRPC, Node/Express, Prisma und PostgreSQL, typsicher vom Datenbankschema bis zur UI und gewählt für langfristige Wartbarkeit.
Typsicherer Stack
Eine Single-Page-App mit React 18 und TypeScript kommuniziert über eine typsichere tRPC-Schicht (plus eine kleine REST-Schnittstelle) mit einem Node/Express-Server, gestützt auf PostgreSQL via Prisma – typsicher vom Schema bis zur UI.
Governance & Security
Rollenbasierter Zugriff mit Sichtbereichen eigene / Team / alle je Modul, JWT-Auth mit ratenbegrenztem Login, validierte und größenbegrenzte Uploads, ein systemweites Audit-Log und Sentry-Fehlermonitoring über Client und Server.
Automatisierung & Jobs
Geplante Jobs übernehmen die Routinearbeit – Erinnerungen zur Zeiterfassung, tägliche AMC-Rechnungsentwürfe, Erkennung überfälliger Rechnungen und Caching von Wechselkursen –, während Menschen prüfen und freigeben.
Häufige Fragen
Was hat Mindrops für die Dienstleistungsagentur entwickelt?
Welche Technologien wurden eingesetzt?
Wie geht das ERP mit GST und wiederkehrender Abrechnung um?
Welches Problem löst das ERP?
Kann Mindrops ein individuelles ERP für unser Unternehmen entwickeln?
Kontakt
Erzählen Sie uns, wie Ihr Dienstleistungsgeschäft heute arbeitet. Mindrops konzipiert und entwickelt individuelle ERP-Systeme und interne Plattformen, die genau das abbilden – vernetzt, rollenbasiert und regelkonform.